SIAK - Plt Kepala Dinas Perpustakaan dan Arsip Kabupaten Siak Wan Fazri Auli mengungkapkan kendala yang dihadapi dalam pemeliharaan arsip daerah yakni belum adanya payung hukum yang kuat atau Perda yang mengatur tentang kearsipan daerah.

Dalam upaya penyelamatan surat berharga serta dokumen penting peninggalan milik kerajaan Siak, Dinas Perpustakaan dan Arsip Kabupaten Siak telah melakukan Restorasi (Mengembalikan atau memulihkan kepada keadaan semula) sebanyak 607. 000 lembar jenis surat penting milik Istana Siak  yang usianya sudah mencapai ratusan tahun.

Sudah tentu ini menjadi arsip kerajaan dan memiliki nilai sejarah yang tinggi karena sudah ada dan dibuat sejak Kesultanan Siak pertama yaitu semasa dipertuan Besar Sultan Siak Abdul Jalil Syah, raja pertama atau dikenal dangan nama (Raja kecik) yang berkuasa pada tahun 1723 -  1746 M sampai dengan Sultan Siak yang ke II yaitu Sultan Syarif Qasim.
 
Plt Kepala Dinas Perpustakaan dan Arsip Kabupaten Siak Wan Fazri Auli saat di temui diruang kerjanya Rabu (6/4/2017) mengatakan dalam upaya merawat agar tidak terjadi kerusakan, menyimpan dokumen baik di file, Sofcopy, dan hard copy serta di kertas sudah dilakukan sejak tahun 2011 hingga tahun 2016.

Dari total 607.000 lembar surat penting, 34.000 lembar surat diantaranya sudah mengalami pemulihan. Tahun 2017 ini pihaknya telah menyelamatkan 1.500  lembar surat penting milik kerajaan Siak.

Saat ditanyakan mengenai usia penulisan surat ia mengatakan jika surat-surat tersebut ada yang ditulis pada tahun 1819, 1826, 1828 serta tahun 1918.

Menurut Fazri saat ini masih tahap penyelamatan dokumen dan dalam proses dan diuji oleh ahli media, jika sudah melewati tahap uji ahli media maka dokumen tersebut berbentuk Mikro file kemudian baru didaftar di lembaga ANRI (Arsip Nasional Republik Indonesia).

"Kita tidak mau dikemudian hari dokumen penting yang sangat bersejarah ini hilang, mengacu Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan pasal 6 ayat 1 mengamanatkan bahwa penyelenggaraan kearsipan nasional merupakan tanggung jawab Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) sebagai penyelenggara kearsipan nasional, " ujarnya.
 
Di pasal lain menjelaskan tentang ketentuan pidana setiap orang yang dengan sengaja menguasai dan/atau memiliki arsip negara untuk kepentinggan pribadi atau orang lain, maka dapat dipidana paling lama 5 (lima) tahun, atau denda paling banyak Rp 250. 000.000

Ia juga mengungkapkan,  jika yang menjadi kendala saat ini adalah payung hukum yang belum dimiliki.

"Saat ini yang menjadi kendala adalah kita belum memiliki payung hukum yang kuat atau Perda (Peraturan Daerah) yang mengatur tentang kearsipan Daerah, namun kita berupaya tahun ini Peraturan daerah tentang kearsipan sudah siap dan berharap peraturan daerah tentang kearsipan sudah disahkan oleh Dewan Kabupaten Siak. Dengan adanya Perda Kearsipan kita berharap dokumen bersejarah seperti ini dapat disimpan, diarsip dibawah naungan lembaga yang ia pimpin saat ini di Dinas Perpustakaan dan Arsip Kabupaten Siak karena dinasnya lah yang lebih paham secara teknis bagai mana memelihara, merawat dokumen bersejarah dan juga dokumen negara," ungkapnya.

Sementara Itu Kepala Seksi Preservasi Aqusisi dan Arsip Sarifah Suryani mengungkapkan Sultan Siak merupakan orang yang sangat pintar, ini terlihat dari tata bahasa dan kata-kata yang digunakan disetiap surat sangat indah, kemudian memiliki tulisan yang indah dan Sultan Siak sangat hobby berkirim surat baik kepada bawahan, keluarga dan juga kepada sahabatnya yang ada di luar negeri.
 
Sarifah juga menjelaskan yang menjadi kendala oleh pihaknya adalah keterbatasan SDM dalam memilah surat tersebut, karena di dalam dokumen kerajaan ini terdapat beberapa bahasa seperti ditemukan surat berbahasa Inggris, Belanda, Arab, Prancis, dan Belgia.

Untuk mengatasi masalah tersebut pada tahun 2017 ini pihaknya, akan mendatangkan ahli bahasa. Pada tahun 2017 dari total 607.000 lembar jenis surat penting milik kerajaan Siak yang sudah di-scan sebanyak 34. 000 lebih.

Saat ditanyakan tentang bantuan pusat,  ia menjelaskan dari 34. 000 dokumen atau surat penting tersebut,  dinasnya mendapat bantuan dari ANRI pusat sebanyak 428  lembar surat yang telah di Restorasi (Mengembalikan atau memulihkan kepada keadaan semula).

"Tahapan restorasi yang sangat penting adalah penyelamatan dokumen mengunakan tisu Jepang, tisu Jepang ini setelah ditempel di dokumen lama maka tulisan yang tidak nampak akan menjadi jelas, dengan ditempel tisu Jepang dokumen dapat bertambah usianya 100 tahun, " terang Yani.

Minat Masyarakat kabupaten Siak masih rendah dalam membaca buku, sehingga ini menjadi persoalan bagi pemerintah untuk menjadikan masyarakat gemar membaca buku.

Penulis : Mg1
Editor : Yusni Fatimah